广州电梯维护保养记录电子档管理规范

为了保障电梯的安全运行，提高维护保养工作的效率和质量，广州市市场监督管理局制定了《广州电梯维护保养记录电子档管理规范》（以下简称《规范》）。该《规范》旨在通过标准化、信息化的手段，实现电梯维护保养记录的规范化管理，从而提升电梯安全管理水平。以下是该《规范》的具体内容及实施要点。

一、适用范围

本《规范》适用于广州市行政区域内所有电梯的维护保养单位及其相关工作人员。无论是住宅小区、商业楼宇还是公共场所使用的电梯，只要涉及电梯维护保养记录的电子化管理，均需遵守本《规范》的要求。

二、电子档案的基本要求

1. 格式统一：电梯维护保养记录的电子档应采用统一的文件格式，如PDF或特定的数据库格式。这种标准化有助于数据的共享与传输。
2. 信息完整性：电子档中必须包含完整的电梯基本信息（如设备编号、型号、制造单位等）、保养日期、保养内容以及保养人员的信息。
3. 数据安全性：电子档案应具备防篡改功能，确保记录的真实性和准确性。同时，应采取加密措施保护数据隐私，防止未经授权的访问。

三、电子档案的生成与存储

1. 生成方式：电梯维护保养单位应利用专业的维护保养管理系统自动生成电子档。系统需具备自动记录、提醒等功能，以减少人为失误。
2. 存储要求：
   • 数据应存储在专用服务器上，并定期备份，避免因硬件故障导致数据丢失。
   • 存储介质应具有较高的可靠性，例如云存储或企业级硬盘阵列。
   • 存储时间不得少于法定要求的时间段，通常为至少5年。

四、电子档案的查询与使用

1. 查询权限：只有经过授权的人员才能对电子档案进行查询或修改操作。这包括电梯使用单位、维护保养单位以及监管部门。
2. 查询方式：可以通过互联网、局域网或专用终端设备进行查询。查询界面应简洁明了，方便用户快速获取所需信息。
3. 使用场景：
   • 在发生电梯事故时，可迅速调取相关记录作为调查依据。
   • 电梯使用单位可通过查询记录了解设备状况，及时发现潜在问题并采取预防措施。

五、监督管理

1. 定期检查：市场监管部门将不定期对电梯维护保养单位的电子档案管理工作进行监督检查，确保其符合《规范》的要求。
2. 违规处理：对于未按规定建立电子档案或存在虚假记录的行为，将依法予以处罚，并责令整改。
3. 技术支持：鼓励电梯维护保养单位引入先进的信息技术，提高电子档案管理的智能化水平。同时，相关部门可提供必要的技术指导和支持。

六、培训与宣传

1. 培训机制：针对电梯维护保养单位的工作人员开展专项培训，使其熟悉《规范》的内容和具体操作流程。
2. 公众宣传：通过媒体、社区活动等方式向市民普及电梯安全知识，增强社会对电梯安全管理的关注度。

七、总结

《广州电梯维护保养记录电子档管理规范》的出台，标志着广州市电梯安全管理进入了一个新的阶段。通过推行电子档案管理模式，不仅能够有效提升工作效率，还能更好地保障人民群众的生命财产安全。未来，随着技术的进步和社会需求的变化，《规范》也将不断完善，为构建更加安全、高效的电梯运行环境贡献力量。

以上内容详细阐述了《广州电梯维护保养记录电子档管理规范》的各项规定及实施细节，希望对相关单位和个人有所帮助。